Un gestionnaire de paie peut-il être remplacé par une IA ?

L’intelligence artificielle, abrégée IA, représente l’ensemble des procédés qui permet aux machines d’accomplir des tâches et de comprendre des problèmes généralement réservés aux humains. Elle pourrait contribuer jusqu’à 15,7 milliards de dollars à l’économie mondiale d’ici 2030 selon les estimations de PWC.

Depuis son apparition, elle a déjà profondément chamboulé certaines professions à tel point que la BBC avait lancé dès 2015 une application « Will a robot take your job ? » qui a connu un écho retentissant.

Puis, le Financial Times révélait que les groupes Baker Hughes et Shell travaillaient sur un programme d’IA afin d’automatiser l’ensemble de leurs tâches comptables et RH d’ici 2030.

L’IA est donc en train de bouleverser aussi les métiers de la paie.

Comment ces professions évoluent-elles et se réinventent-elles à mesure que l’intelligence artificielle se développe ?

L’IA travaillerait plus vite et mieux

L’intelligence artificielle permet d’effectuer de nombreuses tâches spécifiques aux métiers de la paie, notamment grâce à l’automatisation.

Elle est d’une grande aide pour la gestion de la DSN (déclaration sociale nominative) en apportant au gestionnaire une analyse, des préconisations, des corrections et même une optimisation. En remplaçant un nombre considérable d’anciennes déclarations (DUCS, URSSAF, retraites, DMMO, Radiation mutuelle, etc.), et en permettant de faire des contrôles sur le fond et sur la forme, la gestion de la DSN par l’IA permet un gain de temps considérable.

En outre, l’intelligence artificielle conduit à une meilleure gestion des rotations de personnel. En effet, elle peut prendre en compte de très nombreux critères pour optimiser la gestion du temps et des compétences des collaborateurs.

L'automatisation permet également de s'assurer que les salariés soient payés selon un calendrier précis, ce qui renforce l’engagement collaborateur, et entraîne une réduction des éventuelles marges d’erreurs en limitant le nombre d’interventions humaines. C’est le cas notamment dans l’automatisation d’approbation des demandes de congés. 

Enfin, l’IA permet une importante réduction des coûts. En effet, certaines tâches qui étaient auparavant effectuées par des humains peuvent désormais être réalisées par des machines travaillant 24h/24, qui ne prennent pas de congés et qui ne tombent jamais malades.

Ces avantages peuvent apparaître particulièrement précieux au moment où les entreprises traversent une nouvelle phase aigüe de la crise sanitaire liée au Covid-19 : les collaborateurs en état de travailler doivent se confiner donc s’isoler, d’autres sont indisponibles parce qu’ils ont contracté la maladie. En parallèle, les règles encadrant la paie, plus particulièrement le calcul des charges sociales, connaissent de nombreuses modifications en l’espace de quelques semaines, en conséquence des mesures de soutien économique (exonération de cotisations et contributions, patronales et salariales) instaurées par le gouvernement en faveur de certains employeurs.

Ces évolutions signifient-elles qu’un robot puisse remplacer un gestionnaire de paie ?

L’humain reste essentiel dans les métiers de la paie

La paie deviendra inévitablement plus automatisée et l'IA améliorera les capacités technologiques des logiciels de paie. Toutefois, la technologie est encore loin de remplacer les humains. Il y aura ainsi toujours besoin d’une touche humaine dans les métiers de la paie.

Par exemple, l’IA peine à s’adapter rapidement à des ajustements spontanés. Or, les métiers de la paie doivent tenir compte de la situation de chaque salarié, ce qui peut engendrer des situations non programmées. Un être humain est donc nécessaire pour accomplir ou à minima valider ses tâches.

La législation est difficilement compréhensible pour les IA actuelles, même si les consignes et procédures de nature technique occupent un domaine de plus en plus large, avec notamment la norme NEODeS encadrant la DNS. Les lois, ordonnances, décrets et arrêtés requièrent un travail d’interprétation des termes et de leur contexte, ce qui se prête mal à la robotisation. L’humain est, en effet, plus « flexible » et apte au débat sur le sens des mots que ne l’est une machine.

Dans le contexte actuel des réformes accélérées des calculs de la paie, qui est l’un des instruments du gouvernement français pour soulager les trésoreries des entreprises les plus en difficulté (dispositifs exceptionnels d’activité partielle ou arrêts de travail à IJSS dérogatoires créés pour les salariés qui ne peuvent travailler ou télétravailler), il convient de remarquer que les échanges des pouvoirs publics avec les chefs d’entreprise et les organisations de salariés se sont multipliés, pour définir les meilleurs moyens de prévenir ou limiter les pertes d’emploi en masse. Ces consultations, ces décisions puis la mesure de leur efficacité ne sont qu’en petite partie basées sur l’intelligence artificielle : ce sont bien les débats entre responsables, des entreprises ou des politiques publiques, qui permettent d’ajuster les règles de la paie pour favoriser la poursuite des contrats de travail. 

Enfin, la paie est un sujet sensible pour les collaborateurs. Ils veulent parler à une “personne réelle” s’ils ont une question sur leur bulletin de salaire. Ils ont alors besoin de trouver une personne capable de comprendre leur problématique, de les conseiller et de les rassurer. Ce lien social est une partie très importante du métier, car la paie est un lien de confiance entre une entreprise et ses salariés.

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L’IA, complément indispensable de l’humain dans les métiers de la paie

L’Intelligence Artificielle, dans sa forme actuelle et encore plus dans un futur proche, peut/pourra être utilisée pour effectuer des tâches relativement répétitives qui sont, pour le moment, faites par des humains. Elle s’occupe alors des tâches chronophages et/ou sans réel intérêt. L’IA donne ainsi davantage de sens au du travail effectué par l’être humain en le déchargeant de calculs fastidieux comme les exonérations sociales et fiscales ou les majorations de rémunération pour heures supplémentaires. L’utilisation d’une interface conversationnelle dotée d’une IA (un chabot par exemple) permet également de répondre aux questions les plus souvent posées aux responsables de paie, afin qu’ils ne s’occupent que des cas complexes. Les métiers de la paie gagnent ainsi en valeur ajoutée.

Ces professions ne sont plus uniquement orientées autour de l’opérationnel pur et dur mais demandent avant tout un grand esprit d’analyse. On remarque d’ailleurs que le niveau de diplômes de ces professionnels augmente : de bac+2, ils sont de plus en plus recrutés au niveau bac+4.

Chez Cegid, le temps libéré grâce à l’automatisation de certaines tâches a permis de réaliser des projets d’envergures comme la mise en place de la dématérialisation des dossiers d’entrées de salariés ou la gestion des enjeux paie et RH interne de la croissance externe (le rachat de sociétés).

Grâce à l’IA, il est maintenant possible de réaliser instantanément l’analyse d’un nombre colossal de données pour permettre aux gestionnaires de paie de disposer de valeurs précalculées à vérifier, de listes d’incohérences constatées ou d’alertes sur le non-respect d’éléments réglementaires telle que le dépassement de la limite légale du temps de travail.

Par ailleurs, la mise en place de système de « double check » (double vérification) automatisé limite le risque d’erreur pouvant être commise. Cette vérification permet de réduire le stress inhérent aux métiers de la paie où la moindre erreur peut avoir de très lourdes conséquences. 

Pour finir, l’IA peut signaler des anomalies aux responsables de paie. Par exemple, elle peut remarquer qu'un employé a commencé à prendre des demi-journées de repos régulières et réduire le nombre de ses heures supplémentaires. L’IA pourrait alors alerter les services RH compétents pour déterminer l’origine de cette modification et proposer, le cas échéant, une réponse adaptée.

L’IA apparaît comme complémentaire à l’humain dans les métiers de la paie.

Elle permet à ces professionnels de se concentrer sur leur cœur de métier, qui est l’interprétation des règles puis de leurs bonnes applications dans une série de situations très diversifiées, et d’automatiser certaines tâches peu complexes et chronophages. 

À travers l’édition de ses logiciels de paie, Cegid contribue à cette tendance en facilitant le traitement des données grâce à une utilisation accrue de l’intelligence artificielle.